接待工作的特點

替領導做接待工作則不完全一樣，其中大部分是來訪領導個人，而由秘書出面接待。替領導搞接待工作，有幾條明顯的特點：

任務繁雜

來訪者有的是事先約好，有的是突如其來

有的是領導認識，有的是領導不認識；

有的是領導的遠親，有的是領導的老上級、老朋友、老部下；

有的是很受歡迎，有的是遭人討厭；

有的是第一次來訪，有的是三番五次還要再來；

有的是代表一個組織，有的是代表個人或家庭；

有的是來求辦事，有的是來解決問題；

有的是專程看望，有的是前來挑刺；

有的是

衣錦還鄉

，有的是上門乞求。如此等等。。。

工作具體

人來了，要吃、要住、要玩、要辦事、要派車、要接送要費口舌。而且來人層次不同，要求各異。如何安置處理不僅費心思也費體力，哪一個環節沒想到、沒說到、沒跑到都可能出差錯。來人會說：“不熱情”、“不講交情”、“忘恩負義”等等，罵了領導。領導會說：“粗心大意”、“不懂禮貌”、“不考慮影響”等等，訓了秘書。

問題難纏

來訪者中有不少問題難以解決，又不走，纏著不放，令秘書頭疼是碰到不講理的人。

本來事情的處理是公道的，正確的，秘書的接待也是恰當的，可他就是不聽不從，與你吵鬧。

二是與領導沾親帶故的人

軟了不行，硬了也不行；輕了不行，重了也不行。他們中有的與

領導家庭

關係密切，受歡迎；有的與領導家庭很疏遠，不受歡迎。秘書的分寸很難把握。

接待工作的原則

秘書替領導搞好接待，必須堅持這樣幾條原則：

一視同仁

所謂一視同仁，不是說吃的一樣，住的一樣，一切待遇都一樣。這裡講的是態度上，對每個來訪者，都要以禮相待。不論上、內、下、外的來訪者，都一樣的熱情。哪怕是不受歡迎者，也不要給他們留下冷冰冰的陰影。要改變門難進、人難見、臉難看、話難聽、事難辦的衙門作風。做到：一請坐、二倒茶、三問好、四辦事、五送客。

用語文明

從

心理學

的角度來看，每個人都有程度不同的

自卑心理

，每個人也都有受人尊重的心理需要。來訪者表現得就更為明顯，不管抱著什麼目的來，都希望得到尊重或理解。秘書在接待中講究談話的藝術，用語文明，就會使來訪者心理上的需要得到某種滿足，這就為接待工作奠定了一個良好的基礎。

認真負責

對來訪者的談話，都要認真聽、記。不能敷衍了事要弄清問題的原委和實質。該上報的上報，該解釋的解釋，該辦的馬上辦理。要按

正式程式

處理接待中的問題。要設身處地的為來訪人員著想。決不能踢皮球或騙人。

認真負責還表現為實事求是，堅持原則。介紹成績不誇大，談到不足不掩飾，彙報情況要有充分的事實做依據。不信口開河，不隨便表態，能辦到的努力辦，辦不到的不許願。對拿不準的問題，重大原則問題一定要經過請示才能答覆辦理。