職場溝通，除了微信、QQ之外，郵件也是必備的工具之一。相信大家或多或少會接觸到郵件，比如投遞簡歷、提交報告、尋求商務合作等等。

郵件寫得好，不僅拉近你和收件人的距離，而且辦事效率也會高很多，相反，郵件如果沒寫好，會給人留下不好的印象，還會加大溝通成本。

今天我們就來說說，如何寫出一封得體大方的郵件？

1、

好的標題提高郵件開啟率

簡短並含有資訊

標題直接決定對方會不會開啟郵件

看個例子：

圖：工作彙報

再看個例子：

圖：求職郵件

這樣的標題非常的直觀，第一種是工作彙報，領導收到後就可以選擇打不開啟，第二種是求職郵件，也是直觀的簡短的含有資訊，讓收件人一目瞭然的看到。

2、

恰當的稱呼令人愉悅

稱呼=你們的關係+話題的性質

不認識的人：

1、不能稱呼：親愛的/先生

2、

推薦使用：親愛的+崗位名稱

看個例子：

群發郵件接收者：

1、不能不稱呼

2、

推薦：親愛的+專案名稱

3、

打造直擊目的的好開頭

1～3句話直擊要點（20字以內）

如果你是第一次給別人寫郵件，寫完稱呼後，其次應該是簡短的自我介紹。

看個例子：

A：皇老師你好，我是微信公眾號「皇家進修所」的忠實粉絲唐不甜。

B：皇教授您好，我是您教授的本科「法學」課程的學生唐不甜，來自2018法本1班。

C：皇總您好！我是XX公司的商務部負責人唐不甜。

4、

提高郵件的易讀性和說服力

內容上：所有的必須的資訊

語言上：資訊化的語言最有說服力

格式上：三個凡是

內容上：所有的必須的資訊

寫郵件前可以先試著問自己三個問題：

1、你為什麼要寫這封郵件？

2、你想讓對方做什麼？

3、對方為什麼應該做？

注意：不是寫你想寫的，而是寫對方需要知道的。

看個例子：

1、你為什麼要寫這封郵件？——認識「皇家進修所」公眾號的主理人

2、你想讓對方做什麼？——認識我這個人

3、對方為什麼應該做？——我們有關聯

語言上：資訊化的語言最有說服力

看個例子：

我有幾個關於公眾號的問題想請教一下，1234······

關於班級黨建工作建設總結報告已經完成，懇請老師在百忙之中抽空審閱，並提出修改建議。

XX公社9月10日上午09：00-12：00做一場關於公眾號運營的學習分享，想邀請您做分享嘉賓，分享時長約1小時，地點在XXXX，請問您那天上午有時間嗎？盼復。

如果單純只是給對方發個檔案，並不需要他作出任何迴應，那就可以這樣寫：

關於班級開學報道情況見附件，請查收。

格式上：三個凡是

1、凡是能分段儘量分段。

2、凡是能用小標題儘量用小標題。

3、凡是能用清單儘量用清單。（對方更容易讀）

5、

位址列隱含職場規則

抄送：不要過度使用

密送：群發郵件時，為了保護收件人隱私而使用

轉發：只轉發跟對方的相關內容即可

抄送：不要過度使用

A：抄送其實涉及的是寫件人，傳送人和抄送人三者之間的關係。簡單來說，抄送的目的主要分為兩種，一種是知會，就是讓自己的同事或者上司瞭解工作情況。另一種是尋求幫助，希望抄送物件給自己的工作出一些主意，做一些評論。

看個例子：

B：團隊合作方面，最常遇見的問題可能是：是否把團隊成員之間交流的郵件抄送給上司。這個問題其實是需要具體情況具體分析的。

看個例子：

如果團隊交流的郵件是比較中性的，也就是大家都達成了一致意見，讓上司知道一個最終的結果，這種情況下的抄送沒有問題。

但如果兩人的郵件是在進行一個問題的爭論，那麼這個時候是否抄送上司就需要考量了。

郵件抄送，其實考慮的是對公司中不同角色的影響。關鍵還是培養自己在職場中對人際關係的敏感度。

比如與其他部門同事交流的郵件，是抄送給自己的上司還是對方的上司，就需要在不同環境下判斷。不管要抄送給誰，最終目的都是把工作做好。

C：在工作中，大可不必把每個細節都抄送給自己的上司，這很有可能會給對方造成負擔。在抄送之前先進行判斷，這其實也是體現自己執行力和判斷力的一種方式。

密送：群發郵件時，為了保護收件人隱私而使用

只有發信的人知道密送給了誰，郵件接收者和抄送者都不知道傳送者密送給了誰，但是接收密送的人知道是誰給他發的這封郵件，以及這份郵件本來發給了誰，並抄送給了誰，但不知道這封郵件同時又密送給了誰。

看個例子：

如果A 傳送郵件給B、C，抄送給D、E，密送給F、G，那麼：

B、C、D、E、F、G都能收到這封郵件。

B知道這是A傳送給他和C的郵件，並且抄送給了D、E，但不知道密送給了F、G。

D知道這是A傳送給B、C的郵件，並且抄送給了他和E，但也不知道密送給了F、G。

F知道這是A傳送給B、C的郵件，並且抄送給了D、E，密送給了他，但不知道同時還密送給了G。

轉發：只轉發跟對方的相關內容即可

假設，a給你個信，另外有個c。

你收到信回答a就叫回復，就是說，你選回覆，預設收信者是a。

你希望c也看到信就選轉發，需要手動輸入c的地址。

6、

結尾

友好而開放，讓對方看到我們努力的樣子。

將單項溝通變成雙向商量

簽名增加人情味

看個例子：

友好而開放，讓對方看到我們努力的樣子。

舉例：如果您有任何問題，請隨時與我聯絡。（居高臨下）

修改：我會每週和您溝通這個專案的程序，下週我會和您聯絡，看看您是否有其他 的問題需要我協助解決。

將單項溝通變成雙向商量

例：我期待能和您在電話裡進一步討論，歡迎您的建議。

簽名增加人情味

看個例子：

#FormatImgID_9##FormatImgID_10#圖：私人郵箱

圖：公司郵箱

7、

遠離職場郵件9大禁區

1、不要在郵件裡說多個主題（一封郵件儘量只說一個問題）

2、不要使用有設計的背景。字型（如果對方電腦沒有相應的軟體呢）

3、不要使用太多的粗體字去強調（這會感覺你在大吼大叫）

4、不要使用公司的郵件賬戶來收發個人郵件

5、不要忽略儲存重要檔案（涉及某些法律檔案）

6、不要未經檢查就傳送（書面溝通將會成為你的任何一個小錯誤，固定化、錯誤化、擴大化）

7、不要傳送太大的附件（附件超過3M後，很容易被對方伺服器系統遮蔽）

8、不要使用行業術語（除非對方跟你一模一樣的技術同行）

9、不要發不完整的網址連結

溝通是一件很奇妙的事情，如果你遲遲沒有收到對方的迴應，85%是因為對方在忙，15%是因為郵件沒有清晰表達你的觀點，特別是“期望對方做什麼”這點，很多人都忽略了。

學會寫一封得體大方的郵件，其實還是有很多細節要注意的。你一般是怎麼寫郵件的，都有哪些心得體會？