新農人袁帥2020-04-07 15:45:47

2020年開年以來，一系列的全球緊急事件使世界經濟遭遇了嚴重的挫折，活動行業作為面向市場的前端也受到了廣泛的衝擊。如何在短暫的停頓中汲取繼續前進的力量，這是值得所有會議從業者思考的課題。在一個以技術為主導的世界中，活動行業仍是維持人類現實互動的重要組成部分。活動專業人士或許可以藉此次機會，透過這份2020年十大趨勢的解讀，重新認識自己的定位，進一步思考未來的活動該如何進行。

2020年度會展活動行業十大趨勢是活動行業線上媒體EventManagerBlog於近期釋出的行業趨勢預測。透過對過去2年內的2000多個活動、3000多位活動專業人士以及300種活動技術解決方案的調查、採訪和分析，總結出了以下十個趨勢：

1。線上虛擬會議

據環保媒體PlanetWatch報道，貿易會議、展覽行業一年可產生60萬噸垃圾，就行業規模而言，是僅次於建築業的第二大垃圾製造者。同時，各類活動參會者乘坐的飛機和火車等交通工具也被認為對環境造成了巨大的負擔。

隨著可持續發展成為活動行業的重要一環，非交易性活動的現場參加人數（即教育，講習班，一般性學習）或將逐步減少，虛擬出席成為新的趨勢。360度影片、虛擬網路房間以及各類配套的評論和協作功能將會是未來虛擬會議的必要工具。不僅參會者可以利用線上虛擬會議更便利地進行學習和交流，會議組織方也能夠通過出售線上訪問和訂閱來充分利用這些線上內容。

怎麼做：

• 探索線上虛擬會議的呈現方式

• 考慮線上活動付費還是免費以增加影響範圍

• 主持人是虛擬參會者之間的重要接點，因此需要仔細評估線上活動的主持人

2。一體化解決方案

據EventManagerBlog統計，多功能軟體的使用量同比增長了27％。曾經活動策劃者需要從各類功能不同的軟體中選擇合適的組合來滿足自己的需求，而現在活動技術提供商強勁的收購浪潮使得多功能軟體工具變得更好用了。

活動策劃專業人士往往對繁雜的資料收集有所抗拒。一體化軟體則可以提供足夠的資料點，幫助活動策劃者根據活動ROI做出明智的決策。不過，一體化解決方案優勢的很大一部分是來自多個不同來源的隨時可用的資料，但這並不代表這些資料比起傳統的垂直軟體所收集到的資料更好更精準。按需使用一些傳統的垂直軟體也會適當增加資料的可靠性和準確性。

怎麼做：

• 您的活動技術提供商最近被收購了嗎？可以諮詢供應商在同一公司架構下是否有更多解決方案

• 立即與您的活動技術提供商聯絡，以尋求有關資料的進一步指導

• Salesforce和Hubspot等具有強大整合性的大型客戶關係管理（CRM）平臺可能仍然是一體化解決方案的更好選擇

3。體驗設計顛覆傳統規劃

在2019年，市場營銷部門為活動行業分配了40％至70％的預算。現場活動能幫助企業或組織達成營銷和溝通目標，但對活動本身的期望值也在上升。過去一年來，許多現場活動已經從簡單的會議和貿易展覽轉變為多方面的現場體驗。諸如C2和SXSW之類的創新活動也為傳統會議帶來了類似節日的體驗。

根據針對活動專業人士的訪談結果，參會者的活動體驗是專業人士最看重的元素之一。活動專業人士可以透過對參會者的整個活動流程進行定位以及創新的RFID和NFC技術等方式和手段，以基於互動的方式提升更加緊密的活動體驗。

怎麼做：

• 對參會者從註冊到活動現場直至會後反饋的一系列流程節點進行定位和分析

• 重新思考會議流程。如何使演講者真正令人難忘？如何充分利用茶歇時間？如何以創新方式共享反饋？給你的會議流程帶來歡樂、驚喜和變化

• 使用未充分利用的技術來改善使用者體驗。例如：提升註冊階段的技術來最佳化與參會者的第一次互動

4。嘗試非常規會議場所

選擇交通工具作為活動場地，為尋求商務休閒旅行的與會人員提供了有趣的體驗。參與度是衡量活動體驗的主要指標，而這些場地因為與參會者較強的連線性而增強了參與度。同時，在郵輪、火車或飛機上這樣一個相對封閉的空間中，注意力較為分散的參會者也能對會議內容更深切地投入，得到更好地沉浸式體驗。

怎麼做：

• 考慮將交通作為下一個活動地點。您可以在飛機上開始活動並在傳統會議室中結束活動嗎？

• 在火車或輪船上進行活動的準備工作具有挑戰性，要儘量使活動流程簡潔可操作，避免過於複雜的活動議程

• 娛樂性是將交通工具作為會議場所這一策略的關鍵，但是在進行專案之前，請確保您的參會者對此有所瞭解。其他需要考慮的因素還包括與會者的身體情況、場所的可達性和安全性等

5。增加故事性體驗

活動節日化是近年來的趨勢。活動策劃者的角色也透過這一趨勢得到了轉換，從機械繁瑣的物流協調轉換成為活動的設計師。一方面，各類互動和驚奇的元素比起溫和的課堂式會議模式更能刺激與會者的大腦，實現更高的參與度。另一方面，與會人員會被體驗所吸引，在活動中扮演屬於自己的角色。能夠幫助與會者大步走出自己的舒適區推動故事的發展，並最終達到活動的目標。

當涉及到大量觀眾時，活動策劃者可以決定如何使用技術來講述故事，例如：影片遊戲和Netflix提供的互動式電影沉浸式體驗。視聽效果對於提供這種高度參與的體驗至關重要。無論是投影對映、虛擬現實、增強現實還是手機app，這些工具都可以幫助觀眾沉浸在活動所呈現的故事中。

怎麼做：

• 考慮如何讓活動組織方的員工成為故事內容的一部分，可以從為傳統商業活動進行非常規的主持開始

• 可以讓參會的領導或是專業演員參與到故事中，他們可以豐富內部會議的內容，但要記住，風險並不意味著愚蠢

• 創新但尊重活動內容的專業性。尤其是在計劃團隊建設或內部銷售活動時，始終將傳統與非常規相結合，不要冒進

6。互動投影

投影是各類活動較為常用的裝置和手段，無論是一般的商務會議還是貿易展覽活動都會使用。而隨著Lightform、Arduino和深度攝像頭等新技術的出現，對於商務活動而言，互動投影變得越來越容易。

互動投影透過加入對與會者進行響應的感測器和攝像頭，為投影內容增加了一個互動式維度。活動策劃者可以將任何表面變成觸控式螢幕，從而允許參與者透過與他們進行互動來更改投影中的元素。例如：在參展商列表或貿易展覽平面圖上點選一個品牌名稱來檢索公司資訊。

怎麼做：

• 如果有贊助商想要脫穎而出，嘗試一點新的內容，可以請他贊助你的互動投影計劃

• 瞭解實現互動投影物流和要求。如果是第一次嘗試，建議透過專業的av供應商來進行

• 互動是互動投影的關鍵，需要在設計環節加入互動的元素

7。如何做好會議可持續性

推行可持續的環保會議是近年來的一個重要趨勢。對於活動策劃者來說，在考慮活動主題、場地選擇、議程計劃和執行等傳統元素之外，如何策劃一個環保可持續的會議也是策劃的重要的一部分。目前常見的會議環保舉措包括可回收或數字標牌、可回收餐具和植樹活動等等。部分活動還在展區設立了紙板箱和纖維板的專用回收攤位等。

但與此同時，隨著各國各地不斷推進垃圾回收等相關的環保舉措，人們的環保理念得到了提升，參會者對於活動的可持續性要求也會逐步提升，以上這些簡單的措施或將捉襟見肘。如何迴應參會者日益高漲的環保要求，是活動策劃者在2020年必須考慮的問題。

怎麼做：

• 在會議網站上明確公佈一份可持續發展倡議。根據eventmanagersblog的這次調查，只有10％的機構釋出了有關其可持續性政策的資訊

• 在會議結束時收集掛繩和胸牌，避免使用紙杯，將素食加入活動餐食選單，並在與會者的禮品袋中包括可重複使用的水壺

• 將環保公益活動列入議程，將活動多餘的食物捐給當地的食品銀行等等

8。告別演講臺

傳統會議往往依賴於演講嘉賓和聽眾的模式來進行開展，這種方式難以調動與會者的參與度，很難說是優秀的參會體驗。一些活動為了增加體驗度加入了專家討論的部分，但某些參與討論的專家聲譽欠佳或是討論內容不佳，也容易招致與會者會後在各類社交媒體上的抱怨。

參與度較高的研討會形式是演講模式的較好替代。根據eventmanagersblog的這次調查，有73％的會議和50％的貿易展覽會提供一定程度的研討會作為其活動的組成部分。會議研究的大多數文獻和科學論文也都傾向於達成一個共識：與會者之間的橫向互動是增加會議體驗的良好方式。

活動策劃者為活動設計議程時，基本上會有兩個選擇：1。請業內大咖就活動主題做一個宏觀的主題演講，可以給活動帶來更多的線上流量。2。選擇一個與活動主題相關的、非常具體的話題，請參會者互相討論，互動和協作。前者是一項短期戰略，後者則是科學支援的方法，有助於促進大量參會者之間的聯絡，並以易於消化的方式組織學習。

怎麼做：

• 選擇能啟發您且與您的受眾有關的主題演講。對於會議內容的深刻記憶比獲得一些社交媒體的分享更有價值，這將使活動之外的真實對話和參與永存

• 提高技術方面的投入提高參會者的參與度。戰略性地使用技術來使團隊中的參與者相互協作

• 重新進行會議室的動線設計以促進參會者互動。面向前方的演講座位永遠不會吸引與會者。可以考慮圓桌、舒適的沙發或是其他傢俱的排列組合，以激發與會者的聯絡感

9。強化會議的社交屬性

在一個混亂無序且資訊過多的社交媒體世界中，人們迫切希望見到相關的聯絡人，尋找新的同伴和合作夥伴，這也是商業會議活動的價值所在。活動策劃專業人士需要在正式活動日程內增加參會者的交流機會。到2020年，僅在會場劃出一塊社交區域是不夠的，能夠增加與會者聯絡的、集思廣益類的活動將成為活動的主流。

活動技術供應商也在升級各自的服務。到2020年，隨著資料的可用性和人工智慧的進步，活動應用程式的戰場將是網路化。到目前為止，這個難題尚未得到充分解決。另一個提升活動社交屬性的關鍵方面將是包容性，考慮年輕的、不喝酒的、性格內向、殘疾和其他各類屬於少數人群的參會者，幫助所有與會者參與到活動中並得到有效的社交。

怎麼做：

• 考慮如何重新設計各類會前酒會或是其他社交活動

• 技術供應商往往承諾人工智慧技術能夠提高與會者的社交，但最後的成果往往並不盡如人意。在購買服務之前，請先確認是否有成功案例和回報率

• 提高技術方面的投入提高參會者的參與度。戰略性地使用技術來使團隊中的參與者相互協作

• 把與會者關進同一個房間並不會增加互相之間的社交。仔細考慮可以使用什麼方式來吸引更多的人進行互動？可以使用帶有標記的胸牌之類的工具來幫助與會者參與社交

10。活動策略至關重要

2020年，活動專業人士的角色將從物流協調執行者的角色轉變為更具戰略性、以資料為中心的角色，計劃和執行活動目標並改變參會者的生活體驗。

2020年活動行業面臨著許多挑戰，世界經濟正處於一個較為緩慢的執行週期。在上一個經濟蕭條期，2008-2009年，許多市場營銷部門削減了活動方面的支出。為了讓2008年發生的事情不再發生，防止進一步的行業下滑的方法是重新考慮會議策劃者在組織中的角色以及活動能夠為企業和參會者帶來的價值。在2020年，活動策劃者將透過資料驅動，積極提升組織的參與度和ROI，將面向參會者的願景應用於活動計劃，從而避免成為預算削減的物件。

怎麼做：

• 資料分析將是您在瞬息萬變的時代中最強大的技能。在開始明年的計劃前，與整個團隊共享資料並進行分析和討論

• 要求技術提供商幫助您獲取資料。如果他們無力做出貢獻，請將您的業務轉移到其他地方。2020年的活動科技公司必須向活動策劃人員提供指導和支援

• 隨時隨地收集資料：反饋表、應用程式統計資訊、網站分析、調查、RFID跟蹤，利用一切可以跟蹤更多資料的方法

未來，活動策劃專業人士面臨的挑戰將是透過創新和以參會者為中心的體驗設計。一場真正的“革命”即將到來，活動專業人士要為此做好準備。

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