狼跡天涯95272018-06-17

世界500強企業怎麼管檔案

——以美國麥當勞、卡夫公司的檔案管理為例

芝加哥是美國的經濟中心，世界500強當中有17家公司總部設在芝加哥，如摩托羅拉、箭牌口香糖、保時捷、麥當勞公司等。麥當勞總部金色檔案館和卡夫食品公司檔案部門也位於芝加哥。

麥當勞是全球最大的快餐公司。許多年輕人都喜歡到那裡吃快餐，成為他們時尚生活的一部分，也成為美國生活方式的代名詞。卡夫公司是排在雀巢公司之後全球第二大食品公司。奧利奧、趣多多、卡夫餅乾以及麥斯威爾咖啡等都是卡夫旗下的產品。兩家公司的檔案部門負責人是同行也是朋友，透過兩家企業兩位資深檔案工作者精心準備的介紹，筆者不僅瞭解了他們所在公司的檔案工作，更加體會到在檔案工作者身上折射出的捍衛企業利益和品牌的責任與使命。

麥當勞總部金色檔案館

麥當勞公司的歷史並不長，1948年，Dick和Mac兩兄弟在美國加州開辦麥當勞餐廳；1954年，Kroc為兩位兄弟提供攪拌機；1955年，Kroc與兩個兄弟合作，在伊利諾伊州開了第一家麥當勞餐廳；1961年Kroc以2。7萬美元整體收購兩兄弟的公司，成為麥當勞的歷史創始人，被譽為麥當勞之父。1967年開始在全球範圍開設餐廳，1990年在深圳開了中國的第一家麥當勞公司，1992年進軍北京，2001年在廣東東莞舉行中國第1000家麥當勞開業儀式。目前，全球有32000家麥當勞店分佈在117個國家，每天有5。55億顧客光顧，78%的餐廳交給當地的私營業主來經營。

麥當勞公司金色檔案館坐落於伊利諾伊州的Elk Grove Village，1987年建立，館藏檔案排架長度達2000立方英尺，儲存著紙質、聲像、手工製品、電子檔案等不同載體的檔案。麥當勞公司在全球分公司都是私人自主經營、自主管理，檔案歸他們所有，由他們自行管理，不強迫接收、移交，分部經理退休後，自願移交。現館藏中80%來自於美國本地的公司，20%由美國之外的公司移交過來的。檔案館有1。5名員工（其中一名為聘用制員工），為全球15000萬個員工提供檔案服務。館長Mike，是一位有20年檔案工作經驗的老檔案，也是麥當勞公司的歷史發言人，經常代表公司接受一些媒體的採訪。

麥當勞金色檔案館在公司外的獨立建築。像其他檔案館建築一樣，是土褐色平房建築，面積不很大。裡面有三個區域：接待區域有兩個不大的接待室，牆壁、櫃子充滿了麥當勞企業文化氣息；展覽區域建有麥當勞供製作培訓短片的標準操作間，有麥當勞簡易餐廳以及展示其歷史、文化、主要歷史事件、重要活動的檔案檔案、吉祥物、禮品等小展廳。如麥當勞創始人kroc和可口可樂創始人的合作意向通訊檔案，第一家餐廳的外觀、使用廚具，產品種類和價目表，第一天營業的賬單，麥當勞的促銷吉祥物、小玩具、衣服等都在這裡展出，琳琅滿目，也沒有任何防護措施，不過產品配方這樣絕密的東西是看不到的。庫房區域儲存著公司成立以來55年的對公司有歷史價值和商業價值的檔案檔案，如會議記錄、通訊、餐廳設計方案、產品種類名稱、慶典活動音訊影片、各個公司經理的口述史等。

此外，在麥當勞公司的漢堡包大學（麥當勞總部下設的培訓學校）中舉辦了麥當勞歷史文化遺產展覽，記錄了麥當勞的歷史和企業文化，再現了其創業與輝煌，特別是產品包裝、吉祥物、產品代言人、麥當勞餐廳服裝讓人們領略到了麥當勞那多姿多彩的文化，以及吸引眾多青少年顧客的動人之處。

卡夫公司歷史悠久的檔案文化

卡夫公司有悠久的歷史，持續100年曆史的商標就有45個，公司分佈在世界70多個國家，擁有員工14萬人，產品銷售到170個國家，年營業收入480億美元。1988年與納貝斯克聯合投資，進軍中國市場。領軍市場的產品有餅乾、粉劑飲料和咖啡等。旗下品牌包括奧利奧、王子、芝士、太平洋等品牌餅乾，麥什威爾咖啡、TANG果汁等。

卡夫公司總部在美國伊利諾伊州，檔案館設在公司法規部之下，有4名檔案工作人員。在全球不同區域內有四個分支檔案館，分別在美國、德國、澳大利亞和香港，他們由總部檔案館長負責，向總部報告工作。在區域檔案館中，工作人員有全職的、也有兼職的，還有臨時工和協議工。這些區域性檔案館和總部一樣，執行共同的檔案工作流程，執行共同的檔案工作標準和規範，使用統一的電子檔案管理工具，但又根據區域的特殊情況，保持各自的特色和靈活性。

卡夫旗下的不同公司也有不同的檔案管理模式和領導模式，有的歸屬公司行政管理部門，有的歸屬公司的資訊管理部門；形成的檔案有的交由該區域檔案館管理，有的在本公司自行管理，有的移交公司總部管理，對此公司總部並沒有做統一的規定，如何方便檔案的安全保管和長期利用由企業自主決定。

美國企業檔案工作者的角色

兩家公司都是知名跨國公司，是同業中的領跑者。兩家公司的檔案工作人員都很少，雖然管理模式不盡相同，卻擁有著共同的使命和企業檔案工作的核心理念：儲存企業的歷史和延續企業文化；企業檔案工作者扮演者守護歷史、開發資源、塑造品牌、提高企業競爭力的角色。

麥當勞檔案工作的主要使命是“保管具有歷史和資訊價值的資產”，收集、保管、利用檔案資訊塑造麥當勞品牌，支援其經營，激發企業內動力，提高企業競爭力。

卡夫公司檔案工作的任務就是“創造富有活力的公司與產品品牌記錄的檔案統一體，滿足現在與將來的商業需要，提升公司和品牌榮譽”。

不同的企業，肩負著檔案工作共同的使命和任務，變換著企業檔案工作者的不同的角色，為企業和產品的發展發揮自己獨特的作用。

——儲存歷史，宣傳企業文化。Mike說，麥當勞公司是善於記錄、創造歷史的企業。創始人Kroc的“任何一個人都有發展的機會和前途”的激勵理念，以及同時重視運營者、提供商、公司員工的“三條腿”板凳經營理念，成為公司的文化遺產。一方面透過公司早期員工的口口相傳，另一方面公司檔案在儲存企業歷史，宣傳企業文化上發揮了重要角色。他們對新員工進行企業歷史、文化、經營理念的培訓，協助公司總部以及分公司籌備各種各樣的展覽和慶典活動，與當地社群建立廣泛聯絡，講述社群中人們與麥當勞的故事。

企業的經營和發展中的紀念活動，總是吸引不少新聞媒體對公司採訪報道。麥當勞檔案館館長Mike受公司老總委託，作為企業的歷史發言人，憑藉公司翔實的檔案資料，經常接受美國國家電臺及報刊的採訪，宣傳企業的文化和品牌。

——保障企業的合法權益。公司在營運中經常發生關於智慧財產權、財權、債權等方面的法律糾紛。兩家公司的檔案部門積極提供檔案資料支援公司的法律部門進行商標註冊、商標保護以及法律訴訟活動，保障企業的合法權益。

——促進經營，打造品牌。雖然像Mike所介紹，“檔案館並不創造效益，也不是收藏好奇東西的地方”，但他們認為他們是公司的一員，他們透過信件、電郵、電話諮詢、網站為員工提供免費服務。兩家公司都有同感，他們主要為企業員工研究企業歷史、幫助公司運營服務。比如為保持世界各地麥當勞餐廳設計的一致性，他們及時提供55年曆史上出現過的各種餐廳的外觀和設計方案，以確保店店相似，店店不同的特色；為麥當勞產品設計和產品的開發、創新，隨時提供有關餐廳的品種、配方和不同產品標準化的製作流程。

卡夫公司檔案是“創造頭腦風暴的資源，研發人員常到檔案館來激發靈感，法律部門人員常到這裡尋求證據，公關部門到這裡尋求迴應媒體的準確答案，就連企業的執行長在給營銷部門人員做報告時，也常到這裡來尋找營銷例項”。

縱觀兩個企業的檔案管理工作，可以感受到美國企業檔案工作“小檔案，大服務”的模式和理念，檔案人員很少，從不在檔案整理上費力，而是在服務上下工夫，在提高企業競爭力和企業品牌中扮演著重要角色，同時也受到企業高管的青睞和尊重。