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GTD的由來

GTD是David Allen在紐約時報暢銷書中所提到的一種時間和工作流管理方法，全書名為《Getting Things Down：the art of stress-free productivity》（2001）。書中主要介紹了一些工作事項的優先順序安排、提高專注度和個人效率以及解放創意的技巧和方法。

隨著網際網路以及移動辦公的普及，傳統的工作模式發生了改變，簡單的to-do list已經無法完美的匹配每天的工作內容和地點。再加上海量的工作事項透過郵件、簡訊、電話、微信輸入，使得我們處於全天24小時接受工作安排的狀態，如何不遺漏並高效地推進和完成事無鉅細的工作，GTD方法應運而生。

GTD的目標

我們先來看看一個腦力工作者經常遇到的問題：

拖延

頭腦不清醒

覺得有太多的事情要做

拒絕處理應該做的事情

有些專案總是留在代辦事項清單上

儘管認為自己計劃得很好，但有時仍然會失控

儘管做了很多工作，但仍感覺沒有真正的進展

在抽身乏力時，意料外的事情會突然冒出來

工作時間、優先順序安排、專案進度跟蹤，尤其是在多執行緒工作的情況下，對於腦力工作者而言，簡單的代辦事項清單已經不能滿足不同工作場景和內容的需求。理想是美好的，現實是骨感的，年初立的flag，插上去了就沒機會拔下來，計劃要看的書沒時間翻開過，計劃要減的肥，原封不動堆積在視線可及的肚子上，拖延造成to-do list上的前兩行由淺紅變深紅，至今沒被叉掉。

我們每個人都或多或少因為怕忘記處理一些重要的事情，即使反覆提醒自己，但仍然在繁雜的工作中忽略了些許小細節，而在成年人的工作世界裡，這種錯誤越來越難被原諒。試想一下以下的幾種情形：

我一定不要忘記給王總髮郵件

我一定要和張總電話確認專案進度

我一定不要忘記在週二完成工作報告

這些to-do list會不時地閃現在大腦裡，但手頭上正在處理的要事又導致這些事項不能立馬去執行。“怕忘記”給大腦帶來的冗餘負擔，會不停打斷當前專注的工作狀態。GTD其實就是解放大腦這個記事本，讓人每次只用全身心投入到一件事情上，因為

“創造力需要清醒的頭腦，高效需要全身心的專注”

GTD首先將大腦記事本中的所有工作流都搬運到一個可信任的系統上，這個系統負責收集、分類、儲存和提醒所有我們需要做的事項。根據生理學理論，一旦我們大腦認為所有的想法、目標、工作內容都放在了一個安全信賴的地方，它就會停止提醒你。隨後我們再對系統中的事項進行歸類，打標籤和優先順序排序，從而釐清整體安排。

一言以蔽之，GTD的思想歸納為以下幾點：

釐清所有沒在合適位置的事項

去掉所有你不需要與不歸你完成的事項

建立一個值得信賴，能支援你工作風格和價值觀的系統

始終將事項放在正確的位置

以珍惜你的時間、精力和給定時刻的方式做事

無情地迭代和重構

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GTD的日常流程

根據書中的描述，這種工作流一共分為5步：

收集（Capture/Collect） —— 收集所有值得你注意的事項和事務

釐清（Clarify/Process） —— 弄清楚它的含義和內容

組織（Organize） —— 歸類、處理

參與（Engage/Do） —— 簡單地做

回顧（Relect/Review） —— 定期回顧總結

書中有幾個概念需要提前釐清：

Activities（活動）： 通常一天的工作生活可拆分成多個活動，包括會議、課程和事先的安排。

Actions（行動）：是指一個事項的執行，也是GTD流程中的最小執行單位。

Project（專案）：在GTD流程中，通常專案會需要多個行動（action）來完成，通常的GTD工具可以行動按照專案、截止時間、情景和標籤來歸類組織事項和活動。

比如會議這個活動（activities）中，包含撰寫記錄、討論某個方案等具體的行動（actions）；而網站開發這個專案（project）可以包含今日的前端開發碰頭會，後端演算法討論會等活動（activities），也可以包含專案費用財務測算這個行動（actions）。

收集（Capture/Collect）

GTD流程的第一步就是收集，這裡強調地是無遺漏的全面收集，要做的事，要讀的書或者文章，要討論的事項，要分類釐清的檔案，要寫的報告或者記錄的會議紀要，要付的賬單、信用卡的還款，需要電話或者微信聯絡的人，預約醫院的時間，下班後聚餐地點等等事無鉅細地收集記錄到GTD系統中的inbox中。GTD的收集，強調幾點：

Every： 所有想法、代辦事項和值得記住的事務

Safety： 安全地存放在GTD系統中，意味著一旦記錄完成，大腦就可以忘記它

Regularly： 定期清理記錄清單

釐清（Clarify/Process）

釐清意味著針對第一步在inbox中收集好的清單中事項，決定處理該事項的時間、地點、具體執行人、後續事項、截止時間、工具等細節內容，步驟如下：

從inbox中將該事項去掉

識別確定該事項的具體內容

識別確定該事項當前是否能執行：垃圾箱、存檔備忘 或者 某一天啟動

識別確定完成該事項的下一個行動（action）：單一行動還是多個行動 ？ 並行行動還是串聯行動 ？

決定如何處理該行動（action）：立馬完成、分派下去 或者 暫緩延遲

具體如下流程圖所示：

這裡Archive（存檔）是用來存放當前暫時無法執行事項的地址，比如受到地域的限制，在辦公室開會、在超市買水果、在醫院看牙醫或者受到某些輔助工具的限制，比如電腦或者微信、當面等。

Some Day（某一天）：是用來存放你想做但是沒法立馬去完成的事情，比如一個好的想法，一本想讀的書或者電影，一個企劃方案，一個旅行計劃或者拍攝方案等突然冒出來的靈感。

組織（Organise）

組織是指行動（action）和活動（activities）的組織，主要包括：專案計劃、時間安排及日程、等待反饋。

Waiting-for list（等待清單）： 當你將任務委派下去後，通常需要等待外部或者其他人的反饋，確保自己對委派任務完成度的跟蹤，並設定未接到回覆的deadline進行提醒。

Calendar（日程）： 日程應該只包含時間或者日期相關的事件和資訊，特別注意只新增相關的行動，不要在日程中計劃未來可能打算做的事。其次每天需要預留一些時間給郵件或GTD的處理環節，也要預留更多的時間給行動的執行。

參與（Engage/Do）

無他，出現在這裡的，立即做就對了。

回顧（Relect/Review）

回顧是為了確保所有的專案和行動都能按時完成，回顧需要做些什麼：

去掉非相關和過期的專案與行動

回顧審查所有等待清單中的事項

審查是否還有在inbox中沒有歸類處理的事項

將專案中不現實的事項去掉或者移動至SomeDay中

Review非常重要，建議可設定每日回顧（Daily Review）、每週回顧（Weekly Review）和每月回顧（Monthly Review）進行定期回顧。我自己習慣每天晚上計劃第二天要處理的重要事項，也會同時回顧當日的事項完成情況。

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工具簡介

GTD正如其名，getting things done， “把事情完成解決”， 是提高個人效率，平衡工作-生活狀態的一套 有效理論方法。03年David Allen的著作出版之後，市場上有很多app程式能夠實現這套方法，比如（附連結）：

OmniFocus

Things

Todoist

滴答清單

關於工具的選擇，當然首推赫赫有名的OmniFocus 3，從二代的contex進化到3代產品的tag功能，基本完美實現GTD方法，自主靈活性強，介面設計美觀。關於OmniFocus 3 的GTD使用，以後再詳細介紹。

任何一套理論的學習都有前期成本和熟練曲線，需要在使用的過程中慢慢適應、最佳化和提高其效用

參考文獻

David Allen：

Getting Things Done – the Art of Stress free productivity

（2001）

http：//www。

amazon。com/

Getting-Things-Done-Stress-Free-Productivity/dp/ 014200028

Summary slides Cyrill Stachniss：

The basics of getting things done

， Uni Freiburg

http：//

ais。informatik。uni-freiburg。de

/teaching/

ws10/praktikum/gtd-basics。pdf

Getting Things Done（GTD） -

a summary

http：//www。

southampton。ac。uk/~fang

ohr/training/Getting-Things-Done-Introduction-Hans-Fangohr。pdf