用Access做報表之基礎篇

Access是一種關係型的桌面資料庫管理系統，是Microsoft Office套件產品之

一從20世紀90年代初期Access 1。0的誕生到目前的廣泛使用，經歷多次升級

改版，其功能越來越強大，但操作更加簡單。

Access提供Windows作業系統的高階應用程式開發系統。 Access與其他數

據庫開發系統之間相當顯著的區別就是：使用者不用看寫一行程式碼，就可以在很

短的時間裡開發出一個功能強大而且相當專業的資料庫應用程序，並且這一

過程是完全可視的。

Access 目前分為兩種格式文件， Access2007 之前，使用。mdb 格式，

Access2007開始使用。accdb格式，但是可以向下相容的。

一個數據庫管理系統， Access透過各種資料庫物件來管理資訊。這些資料庫物件包括：表、查詢、窗體、報表、宏和模組。不同的資料庫物件在資料庫中起著不同的作用。

例如，用表來儲存資料，用查詢來檢索符合指定條件的資料，透過窗體來瀏覽或更新表中的資料，用報表以特定的方式來分析和列印資料。

1、表物件

表是資料庫中用來儲存資料的物件，是整個資料庫系統的基礎。Access允許一個數據庫中包含多個表，使用者可以在不同的表中儲存不同型別的資料。透過在表之間建立關係，可以將不同表中的資料聯絡起來，以便使用者使用。

表中的列稱為欄位，欄位是Access資訊的最基本載體，說明了一條資訊在某一方面的狀況。表中的行稱為記錄，記錄是由一個或多個欄位組成的

2、查詢物件

查詢是用來操作資料庫中的記錄物件的，利用它可以按照一定的條件或準則從一個或多個表中篩選出需要操作的欄位，並可以將它們集中起來，形成所謂的動態資料集，這個動態資料集顯示出使用者希望同時看到的來自一個或多個表中的欄位，並顯示在一個虛擬的資料表視窗中。使用者可以瀏覽、查詢、列印甚至可以修改這個動態資料集中的資料，Access會自動將所做的任何修改反映到對應的表中。執行某個查詢後，使用者可以對查詢的結果進行編輯或分析，並可將查詢結果作為其他資料庫物件的資料來源

3、窗體物件

窗體是資料庫與使用者進行互動操作的最好介面，其資料來源可以是表或查詢。在窗體中可以顯示資料表中的資料，可以將資料庫中的錶鏈接到窗體中，利用窗體作為輸入記錄的介面。透過在窗體中插入按鈕，可以控制資料庫程式的執行過程。利用窗體，能夠從表中查詢提取所需的資料，並將其顯示出來。透過在窗體中插入宏，使用者可以把Access的各個物件很方便地聯絡起來

4、報表物件

資料庫應用程式通常要進行一些列印輸出，利用報表可以將資料庫中需要的資料提取出來進行分析、整理和計算，並將資料以格式化的方式列印。使用者可以在一個表或查詢的基礎上來建立一個報表，也可以在多個表或查詢的基礎上來建立報表。利用報表不僅可以建立計算欄位，而且還可以對記錄進行分組以便計算出各組資料的彙總結果等。在報表中，可以控制顯示的欄位、每個物件的大小和顯示方式，並可以按照所需的方式來顯示相應的內容