郵件作為工作中常用的資訊交流方式廣泛用於企業的生產生活中，除卻一線操作人員以外（實際上目前越來越多的現場員工也已經開始使用郵件功能），多數人的工作早已離不開收發郵件，本文將會以郵件傳送過程中的常見細節作為切入點，深挖其中蘊含的職場禮儀。

在開始分享之前我想講一講關於郵件禮儀的一個嚴重誤解，在工作中我經常會遇到這樣的觀點：很多公司強調扁平化管理，領導同事都很親和，發郵件太注意禮節沒有必要，反而會降低發郵件的效率。針對這種觀點我想說的是：領導說不在意就真的不在意了嗎？逢年過節小朋友也說他不要壓歲錢了，但實際上呢？我堅信禮儀禮節是交流的基礎，郵件也不例外。

讓我們進入正題，本文將從以下幾方面論述常見的郵件禮儀：

1.收件人的排序方式；

2.抄送的正確用法；

3.密抄的用途；

4.郵件標題的書寫注意點；

5.郵件正文的開頭稱謂選擇；

6.郵件中的用詞原則；

7.郵件簽名

8.合理運用FYI

1.收件人的排序方式

相信很多職場人士可能壓根沒有注意過傳送郵件時收件人的先後順序，反正想到誰需要傳送就寫誰，這種方式在平級傳送過程中並沒有什麼問題，但如果收件人涉及一個或多個上級領導，那麼我建議一定要注意前後次序。

一般在選擇收件人時較禮貌的排序方式是按照職位高低降序排列，同級的排序方式一般可以依據“本部門>強勢部門>一般部門”以及“管理崗>技術崗”的方式，當然也會有人喜歡升序排列，取“壓軸”之意，但總體來說以降序較為保險。另外，如果收件人過多（比如人事部門下發公司通告時），這種方式可能會導致工作量激增，那麼也可以按照字母順序進行排列並在郵件正文進行備註。下面我以一個典型的郵件收件人案例說明排序方法：

假設你作為一名助理質量工程師，收到一個客訴資訊，由於物流運輸問題導致公司產品到達客戶端出現大量不良，現需要退回進行返工，涉及到的部門有質量部，運營部，工藝部，物流部，以下就是收件人順序最佳化前後的效果（我們先不討論收件人的選擇是否有問題）：

最佳化前後，高下立判

以上，可以看到順序最佳化之後整體收件人組織結構變得更加清晰。

2.抄送的正確用法

抄送是郵件往來過程中的典型用法， 很多職場新人剛開始接觸企業郵件交流的時候都會問前輩類似的問題：抄送是什麼意思？抄送有什麼用？

抄送的定義非常簡單：即將郵件傳送給收件人以外的人，外企中常說“CC”。聽上去像是一句廢話，其實關鍵在於為什麼要將郵件傳送給收件人以外的人？這裡我可以簡單下一個定義：收件人代表其需要知曉並參與郵件的內容，而抄送人只需要知曉郵件的內容即可，因此可以引出一個關鍵點：哪些人只需要知曉郵件內容而不需要參與其中，這些人為什麼需要知曉？這裡我總結了一下常見的抄送原因及物件：

1）告知抄送者自己正在主導參與郵件內容並更新進度，抄送物件主要是自己的上級或對該郵件內容比較關心的同事或領導（但注意這裡的關心指的是客觀上需要關心而不是主觀上想要關心）；

2）制約或推動發件人針對郵件的後續行為，抄送物件主要是收件人的領導，相當於告知收件人他的領導已經知道他需要完成的任務並起到督促作用；

3）尋求潛在的資源支援，抄送物件主要是你想要尋求潛在支援的部門領導，如現場工藝改進時可以抄送產品研發部的領導，如果改進中涉及到潛在的產品風險就可以及時被發現；

4）表現個人在整體問題中扮演的角色及起到的作用，或用於避免後續相關責任劃定不清導致的扯皮推諉，抄送物件主要是該問題所能夠上升到的最高級別領導，但傳送時候需要謹慎；

5）涉及到內外部交流時讓客戶瞭解問題進度，抄送物件是客戶。

相信看完這些總結之後有比較敏銳的小夥伴已經注意到一個有趣的現象：抄送的物件似乎都是領導，這裡就不得不講到一個很少有人注意到的細節：

抄送人的最高級別儘量保持大於等於發件人的最高級別

。打個比方，如果發件人中有總監，而抄送人中最高只到經理，那麼強烈建議把總監放到抄送位。

另外在會議邀請時建議不要新增抄送，可能有很多小夥伴會想要向領導表達自己組織會議進行討論了但不需要他參加，這種情況在邀請時只新增你要邀請的同事，在會議結束之後將會議紀要抄送給領導即可，當然有些郵件中的會議邀請本身不包含抄送，那麼就不存在這個問題了。

3.密抄的用途；

密抄，顧名思義，就是秘密抄送，只有發件人和密抄人才能知道密抄人收到了郵件，那麼這個功能有什麼作用呢？

密抄的功能由於比較靈活相對來說會難以概括，而且一般在企業也不是特別常用，我簡單總結了一下：

1）密抄自己，用於郵件備份及後續郵件搜尋時候方便；

2）外部郵件交流時使用，比如你將你的要求傳達給幾個不同的供應商，但由於相關原因不能讓供應商彼此知曉郵件及收件人資訊，那麼就可以進行秘密抄送；

3）內部資訊共享，比如你將一個資訊共享給一位後續可能有需求的同事，但不論是放在收件人還是抄送人裡都顯得有點多餘，那麼就可以使用秘密抄送；

4）收件人本不該知曉收件內容但由於特殊原因需要其知曉，這個情況過於特殊我不在這裡舉例。

以上，密抄由於其私密性，對於郵件的禮儀或是泛用性都不高，因此不花大篇幅進行展開。

4.郵件標題的書寫注意點

說完了收件人，接下來談談郵件標題，郵件標題的書寫對於收件人看郵件的第一映像直觀重要，也是提升郵件交流效率的重要切入點，當我們看到郵件提示時第一眼看到的就是標題，那麼標題的書寫有哪些注意點呢，這裡簡單進行總結：

1。突出郵件需求，告知收件人郵件的主要立意，如XXXX整改方案進度調查，XXXX表單填寫需求，XXXX客戶稽核通知等等，收件人一看標題便知道大概是什麼任務；

2。定位郵件主體，註明具體是哪個專案，哪個產品，哪個客戶抑或是哪個車間或生產線；

3。郵件標題整體簡潔，不要出現多個分句的情況；

4。適當表現優先順序，如果任務較緊急，可以在標題中新增“緊急”等字樣以提高郵件的優先順序，當然請同時在郵件設定是也同步選擇高優先順序選項；

5。切記不要將郵件正文作為標題，這個是有些人的誤區，認為如果需求簡單可以直接把郵件正文作為標題傳送以提高效率，但是這樣做非常不禮貌，慎用！

下面用一張圖展示不同的郵件標題：

5.郵件正文的開頭稱謂選擇；

在郵件正文開始時我們一定會加上稱謂，但總不可能直接就是某某某，某某工，某某經理，這樣顯得很不禮貌，那麼我們通常會加上哪些敬語呢？

1。“XX先生/小姐/工/主管/經理，您好/好”，這個屬於非常常見的敬語，加上“您好”二字顯示尊敬，但存在一種非常微妙的情況，那就是當你與收件人的關係屬於平級，如果加“您好”顯得過於尊敬，沒有必要甚至過分謙卑，而加“你好”則感覺有點生硬，那麼可以直接使用“好”，使用訣竅類似於看到婚姻狀況未知的女性可以直接用Ms，省去了用Miss或Mrs可能導致的麻煩；

2。“Hi，XX（一般是英文名）”，外企中常用的郵件稱謂，比較通用但表達的語氣並不夠尊敬，如果你所在的公司文化相對開放，人際關係比較正常，那麼這種方式一般不會有什麼問題，屬於很多外企的通用寫法；

3。“Dear/Greetings XX（可中可英）”，屬於更高階的開頭稱謂，目前很多民營企業的員工也開始使用這種方式，但注意了，前面的“Dear/Greetings”請保持英文，否則翻譯成中文總感覺有點肉麻，尤其是“親愛的XX”請千萬不要使用；

4。“早上好/中午好/晚上好，XX”，以發郵件時的情景時間作為開頭，一般比較少用，外企可能會用得更多（當然如果是外企，那一定不是中文），但目前我幾乎沒有看到過這種郵件開頭；

以上，可以透過你所在公司的實際情況靈活選擇，但這些稱謂必須要有，否者非常不禮貌，會給收件人帶來負面的映像，但有一種情況除外，當你發郵件給自己的下屬時建議可以適當下調敬語等級，過分尊敬會導致角色定位上的尷尬。

6.郵件中的用詞原則；

我們在收發郵件過程中有一點必須明確：郵件是僅次於籤審檔案的高級別追溯性文字證據，你的每一封郵件都有可能成為日後保護你或是出賣你的核心證據，所以在傳送郵件的過程中用詞需要格外謹慎。

通常情況下郵件作為一種書面交流形式，不要吝惜使用敬辭，“請”，“謝謝”，“祝好”，“Best regards”等等的沒有必要省，一來體現交流過程中的禮儀，二來展示風度。另外在郵件中切莫使用情緒化的表達方式，即使你剛和收件人吵了一架，要採用郵件形式向他的領導投訴，那麼在郵件中也務必就事論事，點到為止，充分表達你的訴求和客觀事實，不要代入主觀情緒，否則郵件質量大打折扣不說，還可能被轉發至其他相關部門處（典型的就有可能到人事部）引起不必要的麻煩。

針對不同的郵件內容要定一個整體的基調，你是有求於人，下發通知，督促進度抑或是興師問罪都會影響你正文的用詞，有求於人則用詞偏保守，下發通知態度偏中立，督促進度或是興師問罪整體就要顯得強勢，但無論如何都不要超脫出表現客觀事實的核心，如果在郵件中出現事實性錯誤就很容易遭到挑戰（比如為了催促對方部門而在郵件中謊報客戶要求的時間節點）。

更加詳細地就不進行展開論述了，畢竟郵件正文五花八門，不一而足，建議具體問題具體分析。

7.郵件簽名

郵件簽名一般是郵件正文結束後的格式性落款方式，通常會在郵箱中進行統一設定，很多企業郵箱都有固定的郵件簽名格式，如果你新入職一家企業請務必儘快瞭解本企業的郵件簽名，這樣每一次的郵件往來就會顯得相對專業。

一般企業的郵件簽名包含這些內容：1）公司全稱；2）公司地址及座機號碼（選填）；3）發件人姓名，所在部門，職位，聯絡方式；4）公司核心理念或價值觀（當然也有部門的核心價值觀）；5）相關的申明，如請勿擅自轉發，誤收郵件請儘快刪除等等。

簽名對於提升發件人整體專業性及郵件正式性有很大幫助，務必加上，不要讓你的郵件光禿禿的。

8.合理運用FYI

FYI，

全稱

For Your Information，

可以翻譯為“內容供參考”或“請參考相關內容”，一般用在發件人確信收件人已經完全知曉郵件中的轉發資訊或附件資訊，無需進行正文描述。打個常見的比方，某同事希望你發一份表單模板的電子檔給他，那麼你就沒有必要再在正文裡面描述任何內容，但是一片空白又不太好，這時候你可以加上FYI，這樣就比較合適。

一般FYI多用於附件的分享，職場上很多人都知道用法，但是FYI的禁忌可能就沒有那麼多人知道了，所謂禁忌說白了就是不可以隨便亂用，如果用錯了很可能導致對方對你的映像分下降，下面兩種情況切記不要在郵件中用FYI：

1）發件人的職位高於你，這種情況千萬不要使用FYI，也許有些領導不在意，但是在FYI的語境裡，通常發件人的位置是要略微高於收件人的，對方如果是上級就會導致角色錯位，實際上我以及身邊的一些同事對於剛到公司的實習生在郵件中使用FYI已經頗有微詞了；

2）郵件雙方是平級，但發件人的立場是有求於收件人時也千萬不要使用FYI，比如你傳送附件的目的是需要對方幫忙填寫相關的資訊給你，這時候就算對方已經完全知曉附件內容和填寫方法，從立場角度來說用FYI也不合適，但嚴重程度相比起上一條會稍低一點；

所以，我們要明白一點，FYI適用於郵件或附件內容是對方請求以及對方職位等於或低於你的情況，除此之外還是建議老老實實地把正文內容加上去，畢竟一般也花不了多長時間。

結語

以上是我個人在這幾年職場中看到聽到以及自己感悟到的郵件禮儀細節，也許很多朋友看完會覺得沒有必要，認為自己平時隨便發發郵件也沒有得到什麼負面反饋，但我還是那句話，細節往往無法從直接反饋中得到，尤其是企業裡的人際關係更是講究一個潛移默化，不論再扁平的組織架構也不能忽視禮儀，希望這篇文章能夠對你有所幫助。

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